Login SIKADU
User ID :
Password :
Kalender Kegiatan
Home Penelitian dan Pengabdian Makalah


Makalah

Normal 0 false false false IN X-NONE X-NONE /* Style Definitions */ table.MsoNormalTable {mso-style-name:"Table Normal"; mso-tstyle-rowband-size:0; mso-tstyle-colband-size:0; mso-style-noshow:yes; mso-style-priority:99; mso-style-parent:""; mso-padding-alt:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt; mso-para-margin:0cm; mso-para-margin-bottom:.0001pt; mso-pagination:widow-orphan; font-size:10.0pt; font-family:"Calibri","sans-serif";}

PETTY CASH (KAS KECIL)

Anastasia Lipursari, S.Kom., M.Pd.

A. Pendahuluan

Pengelolaan keuangan dalam suatu lembaga/perusahaan merupakan hal yang penting dalam kegiatan operasional lembaga. Pada umumnya konsep dasar akuntansi diharapkan akan dapat menjadi pedoman yang efektif dalam menyusun laporan keuangan karena konsep dasar merupakan landasan untuk menyusun standar akuntansi yang akan diterapkan dalam suatu lembaga. Di dalam pengolahan kas perlu adanya perlakuan akuntansi yang benar, sehingga dapat diperoleh informasi yang layak dan dapat dipercaya, selanjutnya akan berguna untuk membantu pihak-pihak yang berkepentingan dalam mengambil keputusan yang tepat.

Kas merupakan salah satu dana yang sangat berpengaruh dalam suatu lembaga, yang digunakan sebagai alat pembayaran kegiatan operasional, karena jika tidak ada dana kas maka kegiatan di perusahaan pun tidak akan berjalan dengan baik. Agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik dibutuhkan pengelolaan kas yang benar dan efektif, yang dimaksud benar dan efektif yaitu dalam hal prosedur dan pencatatan kas. Pada suatu lembaga, manajemen pengelolaan kas berbeda-beda sesuai dengan kebijakan di masing-masing lembaga, semakin besar perkembangan lembaga, semakin ketat pula proses pengelolaannya.

Sifat/karaktersitik kas adalah aktif tapi tidak produktif, untuk memperoleh rentabilitas, kas tidak boleh dibiarkan menganggur (idle cash). Untuk memperoleh pendapatan, kas harus diubah terlebih dahulu menjadi persediaan, piutang, dan sebagainya. Kas tidak diperkenankan seluruhnya diubah bentuknya, karena lembaga akan kesulitasn beroperasi apabila tidak disediakan kas yang memadai. Dari kondisi ini maka manajemen harus mampu menciptakan adanya keseimbangan antara kedua kepentingan tersebut. Setiap pengeluaran kas harus sesuai dengan tujuan, semua uang yang seharusnya diterima benar-benar diterima (tidak ada penyalahgunaan terhadap uang milik lembaga), sehingga sangat penting akan mbuatan perencanaan dan pengawasan kas.

Ada 2 jenis kas yang umum atau sering digunakan dalam perusahaan yaitu kas kecil (Petty Cash) dan kas besar. Kas kecil yaitu dana yang digunakan untuk operasional perusahaan yang pengeluaran biayanya relatif kecil seperti : biaya ATK, biaya listrik, biaya PDAM, dan lain sebagainya. Sedangkan kas besar yaitu kas untuk kegiatan operasional lembaga yang pengeluaran biayanya relatif besar contohnya: biaya perjalan bisnis, biaya sewa, dan lain-lain. Dalam lembaga, kas kecil memiliki peranan yang cukup penting dalam kelangsungan kegiatan operasional lembaga.

Orang yang ditugaskan untuk mengelola kas kecil ini adalah sekretaris. Tugas sekretaris dalam mengelola kas kecil adalah:

1. Mengatur dana kas kecil

2. Merencanakan dana kas kecil

3. Mencatat pengeluaran dana kas kecil

Sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk mengelola kas kecil, diharapkan sekretaris mampu merencanakan penggunaan dana kas kecil ini dan membuat pembukuan untuk disetor ke bagian keuangan.

B. Dana Kas Kecil

Kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Dana kas kecil biasanya akan disimpan dalam peti kas (Cash Box). Pemegang dana kas kecil disebut dengan kasir. Kasir akan bertanggung jawab atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil. Hal ini dilakukan untuk menjaga kelancaran penggunaan dana kas kecil dan menghindari bentuk penyelewengan.

Tujuan dibentuknya dana kas kecil untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana, menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak yang tidak ekonomis dan tidak praktis, sebagai contoh pimpinan kedatangan tamu mendadak kemudian pimpinan ingin menjamu tamu tersebut, maka rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau sekretaris harus melakukan pembayaran entertain tersebut dengan menggunakan cek atau bilyet biro.

Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil

1. Pembentukan dana kas kecil

Hal yang paling penting dalam pembentukan kas kecil adalah

a. Biasanya jumlah dana kas kecil ditaksir dengan memperhitungkan kebutuhan dan untuk tiga atau empat minggu.

b. Memberikan estimasi kepada Bendahara, kemudian bendahara menarik cek dan memberikannya kepada pemegang kas kecil.

c. Pemegang kas kecil mencairkan / meng-uangkan cek.

Dokumen yang tersedia untuk pembentukan dana kas kecil

a. Surat keputusan dari pejabat yang berwenang.

b. Bukti kas keluar Cek

2. Pembayaran melalui dana kas kecil

Pemegang kas kecil (kasir) mempunyai kewenangan untuk melakukan pengeluaran kas dengan menggunakan uang yang terdapat dalam kas kecil sepanjang tidak bertentangan dengan kebijakan yang telah ditetapkan.

Dokemen yang tersedia untuk pengeluaran kas kecil:

a. Permintaan pemakaian kas kecil

b. Bukti pengeluaran kas kecil

c. Dokumen pendukung (nota / Kwitansi)

3. Pengisian kembali dana kas kecil

a. Permintaan pengisian kembali dilakukan oleh pemegang kas kecil. Pemegang kas kecil harus menyiapkan daftar pengeluaran (pemakaian) kas kecil yang telah dilakukan dengan dilampiri bukti-bukti pendukung pengeluaran kas kecil.

b. Apabila uang yang terdapat dalam dana kas kas kecil mencapai tingkat minimum, maka dana harus diisi kembali.

1) Dokumen yang tersedia untuk pengisian kembali dana kas kecil:

2) Permintaan Pengisian kembali kas kecil

3) Bukti pengeluaran kas kecil

4) Bukti kas keluar

5) Dokumen Pendukung (Nota, dan Kwitansi)

B. Metode Dana Tetap (Imprest Fund System)

Pencatatan dana kas kecil dengan sistem dana tetap (Imprest Fund System) jumlah kas akan selalu tetap. Besarnya penggantian sebesar pengeluaran yang telah dilakukan sehingga saldo kas kecil selalu tetap seperti semula.

Untuk mengetahui sisa uang yang ada dalam kas kecil, kasir kas kecil bisa membuat catatan kas kecil. Tetapi perlu diketahui bahwa metode tetap, kasir kas kecil tidak mencatat pemakaian dana kas kecil dalam jurnal. Buku kas kecil hanya merupakan catatan intern kasir kas kecil dan tidak dapat dijadikan dasar pencatatan dalam buku besar.

Ciri-ciri metode dana tetap:

1. Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola kas kecil.

2. Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan dana kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah dana kas kecil kembali kepada jumlah yang ditetapkan semula.

Langkah-langkah operasional metode tetap :

1. Pembentukan dana kas kecil di mana pemegang kas kecil diberi sejumlah uang tunai yang nantinya untuk pembayaran atas pengeluaran yang diperkirakan bisa memenuhi kebutuhan dalam waktu tertentu.

2. Dana kas kecil dipergunakan untuk pembayaran transaksi pengeluaran.

3. Setelah dana kas kecil habis/hampir habis, kasir membentuk kembali dana kas kecil, mengisinya sebesar jumlah nominal pengeluaran yang terjadi.

Pencatatan dana kas kecil pada metode dana tetap adalah

 

Waktu

Jurnal

Pembentukan dana kas kecil

Dr. Kas Kecil xxx

Cr. Kas Bank xxx

Pengeluaran kas kecil untuk pembayaran biaya-biaya

Tidak dijurnal

Pengisian kembali dana kas kecil

Dr. Biaya.... xxx

Dr. Biaya.... xxx

Cr. Kas Bank xxx

Waktu

Jurnal

Pengembalian dana kas kecil (apabila dianggap terlalu besar)

Dr. Kas xxx

Cr. Kas Kecil xxx

Penambahan dana kas kecil (apabila dianggap terlalu kecil)

Dr. Kas Kecil xxx

Cr. Kas Bank xxx

Apabila pada akhir periode tidak ada pengisian kembali dana kas kecil.

Dr. Biaya.... xxx

Dr. Biaya.... xxx

Cr. Kas Kecil xxx

 

C. Dana Kas Kecil Metode Fluktuasi (Fluctuation Fund System)

Dalam dana kas kecil metode fluktuasi, pemakaian kas kecil oleh kasir kas kecil dicatat dalam bentuk jurnal formal sehingga buku kas kecil dapat digunakan sebagai dasar pencatatan dalam buku besar. Dana kas kecil ditentukan dalam jumlah yang tetap, sehingga jumlah pengganti dana kas kecil (pengisian kembali) tidak harus sama dengan jumlah yang dikeluarkan. Oleh karena itu dalam metode dana tidak tetap tidak perlu jurnal penyesuaian terhadap saldo dana kas kecil pada akhir periode.

Pada metode sistem dana berubah (dana mengambang), jumlah pengisian kembali kas kecil tidak harus sama dengan jumlah nominal saldo awalnya, jadi bisa kurang maupun lebih. Kas kecil bersifat opsional dalam sebuah lembaga, artinya, hal ini boleh dilakukan dan boleh juga tidak tergantung dengan kebutuhan, yang terpenting adalah pembuatan laporan keuangan perusahaan yang tepat.

Ciri-ciri metode fluktuasi

1. Pembentukkan dan pengisian kembali dana kas kecil di catat di debit dalam akun kas kecil.

2. Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebit akun-akun yang terkait dengan penggunaan kredit akun kas kecil.

3. Besarnya jumlah dana kas kecil yang disediakan berfluktuasi disesuaikan dengan perkembangan kegiatan bagian-bagian pemakai dana.

Pencatatan dana kas kecil pada metode dana fluktuasi adalah

 

Waktu

Jurnal

Pembentukan dana kas kecil

Dr. Kas Kecil xxx

Cr. Kas Bank xxx

Pemakaian dana kas kecil (pembayaran biaya-biaya)

Dr. Biaya... xxx

Dr. Biaya... xxx

Cr. Kas Kecil xxx

Penambahan dana kas kecil (apabila dianggap terlalu kecil)

Dr. Kas Kecil xxx Cr. Kas Bank xxx

Pengisian kembali dana kas kecil

Dr. Kas Kecil xxx

Cr. Kas Bank xxx

 

Perbedaan antara metode dana tetap dengan metode dana tidak tetap.

 

Metode Dana Tetap

Metode Fluktuatif

Jumlah pengisian kembali dana kas kecil sama dengan jumlah pengeluaran (jumlah untuk pembayaran biaya-biaya)

Jumlah pengisian kembali dana kas kecil tidak sama dengan jumlah pengeluaran yang dilakukan untuk pembayaran biaya-biaya

Pada saat pengeluaran dana kas kecil tidak di jurnal, hanya membuat bukti

pengeluaran kas kecil

Pada saatpengeluaran dana kas kecil harus dicatat (dijurnal) seesuai dengan jumlah yang dikeluarkan untuk pembayaran biaya.

Saldo rekening dana kas kecil adalah tetap

Saldo rekening dana kas kecil berfluktuatif

Pada akhir periode perlu disesuaikan

Pada akhir periode tidak perlu disesuaikan

 

D. Pemeriksanaan Dana Kas Kecil

Setiap akhir periode pemegang dana kas kecil harus mempertanggungjawabkan semua pengeluaran dana kas kecil. Selain pemeriksaan pada buku kas kecil yang dilampiri bukti transaksi pengeluaran kas kecil, perhitungan uang kas secara fisik juga dilakukan. Surprised audit adalah pemeriksa dana kas kecil secara mendadak.

Perhitungan uang dilakukan oleh pemeriksa dan disaksikan oleh 2 orang atau lebih dan dibuat berita acara. Pengelolaan dana kas kecil perlu dilakukan, karena perusahaan melakukan pembayaran biaya-biaya secara tunai.

Jumlah saldo kas kecil menurut perhitungan fisik harus sama dengan saldo dana kas kecil menurut catatan. Saldo kas kecil dapat dihitung sebagai berikut:

Saldo kas kecil awal periode Rp xxx

Ditambah: Pengisian kembali dana kas kecil Rp xxx +

Rp xxx

Dikurangi: Jumlah pengeluaran dana kas kecil Rp xxx -

Saldo kas kecil pada akhir periode Rp xxx

E. Selisih Dana Kas Kecil

Apabila kas kecil menurut perhitungan fisik lebih besar daripada kas menurut catatan disebut selisih kas lebih (cash overage), sedang kas apabila kas menurut fisik lebih kecil daripada kas kecil menurut catatan disebut dengan selisih kas kurang (cash shortage). Selisih kas dapat terjadi karena bebarapa hal berikut ini :

1 Jumlah yang diterima atau dikeluarkan lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah yang seharusnya dicatat, karena tidak terjadinya pecahan kecil.

2 Kehilangan akibat kekeliruan saat transaksi pertukaran, misal saat memberikan uang kembali.

3 Adanya uang palsu

4 Kesalahan pencatatan dalam jurnal

5 Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui

Pada akhir periode pencatatan, selisih kas dianggap sebagai pendapatan, dan selisih kurang dianggap sebagai kerugian atau beban. Dalam laporan laba rugi selisih kas diinformasikan sebagai pendapatan / beban diluar usaha.

Ø Jurnal apabila terjadi selisih lebih pada dana kas kecil :

Kas kecil Rp xxx

Selisih kas Kecil Rp xxx

Ø Jurnal apabila terjadi selisih kurang dana kas kecil

Selisih kas kecil Rp xxx

Kas kecil Rp xxx

F. Laporan Mutasi Dana Kas Kecil

Laporan mutasi dana kas kecil merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban penggunaan dana kas kecil selama periode tertentu. Laporan mutasi dana kas kecil memuat informasi berupa saldo awal kas kecil, pengeluaran kas kecil yang disertai buku penggunaanya, selisih kas kecil pada periode tertentu, serta pengisian kembali dana kas kecil.

Untuk pengawasan penerimaan dan pengeluaran dana kas kecil agar tidak terjadi penyimpangan, maka dibuat buku kas kecil. Berdasarkan catatan buku kas kecil, kasir pemegang kas menyusun laporan mutasi dana kas kecil. Bentuk laporan mutasi dana kas kecil adalah sebagai berikut:

Saldo awal                                                                  Rp xxxx

Pengisian dana kas kecil                                         Rp xxxx+

Rp xxxx

Jumlah pengeluaran dana kas kecil                        Rp xxxx-

Saldo akhir dana kas kecil                                        Rp xxxx

Laporan Penggunaan Dana Kas Kecil adalah laporan yang disusun berdasarkan Buku kas kecil. Laporan mutasi dana kas kecil memuat saldo awal, pengeluaran, pengisian kembali dan saldo akhir kas kecil.

G. Pengendalian Kas Kecil

Walaupun jumlah pengeluaran masing-masing yang dibayarkan dengan dana kas kecil hanya kecil, namun pengeluaran itu sangat sering terjadi sehingga jumlah totalnya selama satu peiode akuntansi akan bertambah cukup besar. Jadi lembaga harus membuat suatu pengendalian atas kas kecil.

Pengendalian fisik kas kecil yang baik adalah dengan cara menyimpan semua dana pada tempat yang benar-benar aman seperti di dalam lemari besi, peti penyimpanan atau laci kas yang dikunci. Penerimaan setiap hari harus dikirimkan ke bank.

Penerimaan dan pengeluaran kas tidak hanya harus diamankan melalui sarana pengendalian internal, tetapi kas di tangan dan di bank juga harus dilindungi, karena penerimaan akan menjadi kas di tangan dan pengeluaran akan dilakukan dari kas yang ada di bank, maka pengendalian yang memadai atas penerimaan dan pengeluaran merupakan bagian dari proteksi atas saldo kas. Setiap upaya harus dilakukan untuk meminimumkan kas yang ada di kantor.

Penerimaan kas kecil dibatalkan atau dirusak sesudah diserahkan untuk pengisian kembali, sehingga hal itu tidak dapat digunakan untuk meminta pengisian yang ke dua.

Penghitungan mendadak atas dana dilakukan dari waktu ke waktu oleh pengawas kas kecil untuk menentukan bahwa dana tersebut telah diperhitungkan secara baik dan benar.

Perkiraan kelebihan dan kekurangan kas digunakan bila kas kecil tidak berjalan sebagaimana mestinya akibat terjadi kesalahan (kelalaian melakukan pengembalian yang benar, kelebihan pembayaran beban tanda terima yang hilang dan sebagainya).

Pengendalian intern pada kas kecil sangatlah diperlukan untuk menjaga stabilitas keuangan lembaga. Buruknya pengendalian intern pengeluaran kas kecil akan berimbas pada kondisi keuangan lembaga dan akan menghambat kemajuan perusahaan. Sebaliknya pengendalian dana kas kecil yang baik tentunya akan menjadi sistem yang kokokh untuk menopang aktivitas perusahaan di masa kini dan masa yang akan datang.

Sistem pengendalian kas adalah bisa dilakukan sebagai berikut:

1. Menugaskan seorang pegawai untuk mengatur dana tersebut sebagai penjaga kas kecil

2. Mempertahankan sejumlah uang kas tertentu yang harus ada di tangan

3. Mendukung semua pengeluaran dana dengan suatu tiket kas kecil (tanda bukti)

4. Menambah kembali dana tersebut melalui prosedur pengeluaran kas yang biasa.

Latihan:

Pimpinan Anda melakukan beragam kegiatan yang perlu didanai dengan anggaran Kas Kecil yang anda kelola

Pengelolaan dana kas kecil menggunakan sistem imprest

a. Pada tanggal 31 Maret 2019 saldo kas kecil Rp2.750.000

b. Tanggal 1 April 2019 pengisian dana kas kecil dari kasir perusahaan sebesar Rp 7.250.000

 

c. Selama periode 2 – 30 April 2019 terjadi beberapa pengeluaran kas kecil sebagai berikut :

1. Tanggal 2 April membayar langganan harian Suara Merdeka dan Kompas sebesar Rp180.000

 

2. Tanggal 23 April membeli ATK di Toko Buku “Jitu” sebesar Rp750.000

 

3. Tanggal 14 April membeli makanan kecil untuk rapat sebesar Rp155.000

 

4. Tanggal 7 April membeli materai 4 lembar @ Rp24.000

 

5. Tanggal 9 April membayar ongkos grab sebesar Rp120.000 untuk transport ke kantor BPJS

 

6. Tanggal 27 April membeli nasi box untuk tamu sebanyak 10 box @ Rp25.000

 

7. Tanggal 19 April membayar TV Berlangganan sebesar Rp150.000

 

8. Tanggal 25 April membeli tiket kereta api untuk perjalanan dinas tujuan Semarang – Jakarta pp sebesar Rp750.000

 

9. Tanggal 10 April mengeluarkan biaya untuk fotokopi sebesar Rp15.500

10. Tanggal 24 April membeli parcel untuk besuk relasi yang sakit sebesar Rp150.000

 

11. Tanggal 8 April pembelian tiket pesawat pimpinan tujuan Surabaya PP di Talentha Tour untuk pertemuan asosiasi Rp.1.400.000,00

 

12. Tanggal 17 April pembelian 2 buah catride printer @ Rp150.000,00 di Toko Kita

 

d. Catatlah transaksi tersebut menggunakan Bukti Penerimaan Pengeluaran Kas Kecil

 

e. Nomor Akun dibuat sendiri.

 

f. Buatlah Laporan Pengelolaan Kas Kecil bulan April 2019, secara urut dalam format excell dan dicetak

 

DAFTAR PUSTAKA

Caline. 2012. Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris. Padang : Akademika Permata.

Fauzi. 2009. Meningkatkan Kinerja Sekretaris dengan Excel 2007. Jakarta : Elex Media Komputindo

Heni, Agnes Triyuliana. 2007. Microsoft Excel 2007. Madiun : Madcoms

Herlambang, Susatya & Heru Marwoto, Bambang. 2014. Majajemen Kesekretarisan. Yogjakarta : Gosyen Publishing.

Hidayatullah, Taufik. 2008. Mengolah Data dengan Kemampuan Canggih Microsoft Excel 2007. Surabaya: Penerbit Indah

Jimmy L. Gaol. 2014. Keandalan dan Sukses Sekretaris Perusahaan dan Organisasi. Jakarta : Elex Media Komputindo

Nurasih, Lina & Rahayu, Sri. 2015. Manajemen Sekretaris itu Gampang secara Otodidak. Jakarta : Dunia Cerdas

Rosidah & Teguh Sulistiyani, Ambar. 2005. Menjadi Sekretaris Profesional & Kantor yang Efektif. Yogjakarta : Penerbit Gava Media.

Sedarmayanti. 1990. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung : Ilham Jaya

Sedarmayanti. 2014. Tugas dan Pengembangan Sekretaris Profesional untuk Meraih Keberhasilan (Edisi Revisi). Bandung : Mandar Maju.

Sunarto & Ratnawati, Edy. 2003. Sekretaris Profesional. Yogjakarta : Penerbit AMUS

Sutiyoso. 1979. Sekretaris yang Cekatan. Jakarta : Mutiara

Yatimah, Durotul. 2009. Kesekretarisan Modern & Administrasi Perkantoran. Bandung: CV Pustaka Setia.

 

Search
Login Webmail
User ID :
Password :
Kontak ASM

Akademi Sekretari Marsudirini (ASM)
Santa Maria Semarang
Jl. Stonen Selatan III / 1 Bendan Ngisor
Semarang
Telp. 024 - 8441914
Fax. 024 - 8441913